COVID-19 ET RECOUVREMENT DE CRÉANCES DANS L'ESPACE OHADA
Toutes les sociétés ne se font pas créancières. Il existe des sociétés qui vous donnent la double possibilité de s'octroyer des biens ou services par des paiements échelonnés ou par des souscriptions cash.Il en existent d'autres qui n'exercent pas dans la créance. Mais même ces dernières peuvent à un certain moment, suite à certaines raisons ou contraintes, se tourner vers la créance, une créance destinée à une certaine catégorie des clients et ce pour raison de fidélisation de cette classe clientèle, qui serait un potentiel consommateur mais qui par la suite, peut de part son réseau, contribuer indirectement à la promotion de votre activité, ce qui nous donne ici une autre raison encore combien important.
Nous comprenons par là que la créance dans nos affaires, dans nos entreprises, a toujours une place importante à ne pas négliger.
La COVID-19 "dans un premier temps" peut être considérée comme un "élément de force majeure extérieur" qui exonère le débiteur de son obligation. Ce pendant, le caractère imprévisible des épidémies doit nous aider à surmonter cela tout en sachant traîter les situations au cas par cas.
Il sied de noter que la COVID-19 a créé un environnement de recouvrement qui n'est pas commun pour tout le monde.
LA MISE EN ŒUVRE DU RECOUVREMENT
Il sied de noter ici que cela ne peut intervenir qu'au moment où les mesures gouvernementales sont levées.
1. la démarche à l'amiable: a. Entre les parties elles-mêmes: elle est la préférentielle car la démarche contentieuse peut aboutir sur des fissures. On se considère ici comme des amis pour régler la situation.
a.1. la renégociation des conditions contractuelles; a.2. l'aménagement ou le réaménagement des conditions de paiement; b. Entre les parties et une tierce personne : dans une convention, il est prudent de mettre un protocole d'accord enrichi d'un historique de celle-ci. Lorsque les parties ne peuvent se rapprocher, elles peuvent passer par un intermédiaire dans le cadre de médiation, ce qui pourrait se faire aussi dans le cadre de la conciliation.
b.1. la conciliation:
Il faut ici:
- Un juge conciliateur ;
- Un accord de conciliation signé par les deux parties;
b.2. la médiation:
Nous avons :
- La médiation Ad Hoc (intervention d'une personne);
- La médiation institutionnelle (intervention d'un centre de médiation);
- L' homologation et exécution de l'accord de médiation.
Contrairement à la conciliation, la méditation ne donne pas lieu à une sentence.
2. la démarche contentieuse :
Elle consiste dans:
a. les mesures conservatoires ;
b. la recherche du titre exécutoire ;
c. l'exécution forcée.
Le créancier doit savoir personnaliser les relations contractuelles, histoire de mieux connaître son client pour un bon suivi et pour une optimisation des bonnes actions attendues de la part de ce dernier.
Septembre 2020, quelques lignes du séminaire présenté par Me Jérémie Wambo, juriste référendaire CCJA/OHADA.
La procédure de recouvrement à l'amiable, quid?
En parlant de la procédure de recouvrement à l'amiable, nous voyons toutes les démarches non judiciaires mises en place par une entreprise victime d’impayé pour recouvrer une créance. Cette procédure permet d’entretenir un dialogue avec le client, sans passer par la justice.
Il faudrait noté que tout impayé n'est pas dû à une mauvaise foi car cela peut être un oubli.
Avec amabilité, cette procédure permet de rappeler au client l’existence de la dette.
Cela permet de continuer à entretenir une relation commerciale entre le débiteur et le créancier d'autant plus que la procédure judiciaire est souvent longue et coûteuse.
Conditions de recevabilité d'un recouvrement à l'amiable : a) exigibilité : il faudrait que l’échéance de la créance arrive effectivement à terme ;
b) certitude : il faut une créance dont l’existence pourrait être prouvée (les clauses contractuelles sur les modalités de paiement, factures, etc) et que le débiteur ne contestera pas ; c) liquidité : le montant de la créance doit être précisé et le prix doit apparaître directement sur la facture ou dans les clauses du contrat, il ne faudrait pas donner une estimation.
Il est à noter que le manque de présence d’une de ces trois conditions pourrait empêcher toute procédure de recouvrement de créance.
Les moyens utiles avant la lettre de mise en demeure
Il est conseillé d'user de l'utilisation de plusieurs sortes de relances avant d’avoir recours à la lettre de mise en demeure.
Certes elles n’auront peut-être pas de valeur judiciaire et même dans ces cas, il est recommandé de toutes les conserver car elles pourront servir de preuves matérielles si jamais il fallait aller dans une phase judiciaire.
Les formes de relances :
1°) la lettre de relance : accompagnée d'un accusé de réception, une simple lettre peut suffir. Celle-ci devra mentionner le montant, la période pour laquelle appartient cette créance, les frais de pénalité s'il y en a concernant la convention signée accompagnée d'un rappel de la clause ou des clauses pénales ainsi que de l'échéance est recommandé ;
2°) Le courrier électronique : ce mode est aussi d'usage pour garder des traces de ses relances, bien que la première forme de relance soit la plus recommandée. Dans la rédaction de celui-ci, ne pas oublier d'y annexer une capture de la clause ou des clauses liées à l'expiration de la créance ainsi que des intérêts moratoires, ou encore des captures de facture.
A défaut d'une capture, rappeler tout simplement ces clauses ou encore les références liées à la facture;
3°) L’appel téléphonique : Cela peut suffire si la relation entretenue entre le créancier et son débiteur est bonne car le dialogue de vive voix peut permettre aussi d’évaluer la bonne foi ou non de la part du débiteur;
4°) Les réseaux sociaux : il existe des clients qui sont couramment présents sur les réseaux sociaux.
La bonne gestion d'un débiteur peut vous donner une idée sur quel canal le joindre facilement et pour certains, s'ils ne sont pas prompts sur les courriers électroniques par exemple, ils peuvent l'être pour un message WhatsApp, Messenger ou Telegram.
Notez bien, toujours garder vos relances écrites et dans la meilleure des cas, les prendre en capture lorsque vous constituez vos dossiers.
Après toutes ces relances et sans aucune réponse du débiteur lors de cette démarche à l'amiable, une lettre de mise en demeure peut être préparée.
Les mentions obligatoires et conditions de la lettre de mise en demeure
Les juges considèrent que la lettre doit comporter une interpellation suffisante. De ces faits, il faut obligatoirement les éléments suivants :
a) le nom et les coordonnées de la société expéditrice du courrier et celle de la société destinataire ;
b) la mention " mise en demeure " dans l’objet de la lettre ;
c) le contexte de la relation commerciale avec le débiteur ;
d) la nature de l’obligation du débiteur, soit le montant dû ;
e) la date à laquelle cette dette est arrivée à échéance ;
f) le délai accordé au débiteur pour régulariser sa situation ou une nouvelle date d’échéance ;
g) les conséquences en cas de non-paiement (l’ouverture d’une procédure de recouvrement judiciaire, la résiliation de contrat, etc.).
Dans le but de donner encore plus de valeur à votre lettre de mise en demeure, vous pouvez la faire signer par un avocat. C’est aussi un gage de sécurité et de réussite dans les démarches : il pourra vérifier la pertinence et la clarté des informations écrites dans la lettre. Cela montre aussi la "détermination et le sérieux de la démarche".
Délai pour une lettre de mise en demeure
A retenir que le délai d’une mise en demeure est fixé par le créancier et non pas le débiteur. Concernant la loi, il n'y a pas de délai précis, elle prévoit seulement un délai minimum à laisser au débiteur et celui-ci doit être :
*précis : un délai ou la date exacte à laquelle le paiement est attendu ;
*raisonnable : le délai doit être suffisamment long pour permettre au client de régulariser sa situation, en pratique on considère que ce délai peut être raisonnablement compris entre 8 et 15 jours.
Une fois ce délai dépassé et la lettre de mise en demeure restée sans réponse vous pourrez alors résilier le contrat selon les clauses ou entamer une procédure judiciaire.
Dans la stratégie commerciale, peu sont ceux-là qui autrefois utilisaient la créance comme un outil de prospection, un élément essentiel dans le processus de séduction de son prospect .
Au fil des années, le monde a connu une prolifération de sociétés présentant dans leurs gibecières à produits, ceux pouvant être offerts à crédit.
Autrefois, proposer un produit à crédit n'était pas du goût de beaucoup des sociétés. Mais avec le temps, le contexte économique mondial, le PIB de certaines populations dans le monde et tant d'autres raisons, beaucoup des sociétés ont fini par changer leur façon de faire.
Quelques avantages de la créance sur un point de vue commercial
1°) la concurrence : quelle entreprise de nos jours n'a jamais entendu parlé du mot créance ? Et ben presque toutes! Demandez pourquoi !
De nos jours, la créance est utilisée comme une arme pour faire face à la concurrence. Oui, vous l'avez lu, une arme!
Telle une arme efficace, même les entreprises qui ne se livrent pas à ce type de stratégie commerciale au nom de créance, en connaissent du moins l'efficacité car elles ont les échos de ce que réalisent leurs concurrents avec cette pratique commerciale.
Ne pas opter pour la créance ne voudrait pas nécessairement dire ne pas en être partisant.
En effet, être une entreprise créancière nécessite une organisation interne de recouvrement efficace, avec élaboration de certaines conventions, de stratégie de recouvrement, donc bref, être bien armé pour faire face à la gestion des impayés, ce à quoi certaines entreprises ne se voient peut-être pas être en mesure de faire avec brio.
2°) La prospection : comme susmentionné, la créance est un outil de séduction quand on cherche à gagner un client.
Comme un bon parleur faisant la cour à une belle femme, une entreprise peut user de cet élément pour séduire la clientèle.
N'ignorez pas, il n'est pas évident que tous les clients qui acceptent de se faire débiteur auprès d'un créancier le soient pour manque d'argent ou en raison d'un pouvoir d'achat faible car n'oubliez pas, les pays les plus endettés du monde sont les pays les plus riches du monde.
Donc, c'est à la mode la créance !
3°) la fidélisation : Rien n’est jamais acquis, particulièrement lorsqu’il s’agit de relation client. Pour rester attractif face à une concurrence toujours plus rude, séduire davantage et pérenniser son fichier client, il est essentiel de parler créance.
Une procédure largement appliquée qui fait partie de la stratégie commerciale pour fidéliser des clients ou se démarquer de la concurrence par exemple.
Quid?
La clause pénale est cette clause par laquelle une partie à un contrat s'engage à payer à son cocontractant une somme prévue selon la convention signée et ce de manière forfaitaire en cas d'inexécution de ses obligations.
Par cette voie, le débiteur d'une obligation peut alors y échapper contre paiement d'une indemnité.
La clause pénale est aussi un moyen de contraindre le débiteur d'une obligation à l'exécuter s'il ne souhaite pas souffrir d'une telle indemnité.
Notons aussi que l'inexécution ou le retard mis par l'un des contractants à exécuter ses obligations, entraîne pour l'autre ou pour les autres parties au contrat, une perte ou un manque à gagner. De ces faits, la réparation de ce dommage se résout en dommage-intérêts. Il revient donc au juge saisi de l'affaire d'évaluer le montant de la réparation. Mais dans certains cas, les parties elles mêmes peuvent prévoir une sanction et cette stipulation s'appelle une "clause pénale". Il est vrai que l'utilisation de l'adjectif "pénal" peut prêter à confusion. Malgré la dénomination qui lui et donnée, il s'agit bien d'une sanction civile.
Donc, retenons que la clause pénale dans une convention est une forme de pression exercée par le créancier sur le débiteur car la nature de la sanction n'est autre que civile, avec comme pour but le respect dans le temps de ses obligations.
Brève histoire de Vladimir Poutine
Vladimir Poutine est depuis plus de vingt ans l'homme fort de Moscou : ancien directeur du FSB (ex-KGB), il était déjà président de 1999 à 2008. Après avoir laissé un mandat à son ex-Premier ministre Dmitri Medvedev, il revient au pouvoir à la tête de la Russie en 2012, puis par la suite dès le premier tour en 2018, lors d'un scrutin en écrasant la concurrence. En mars 2020, Vladimir Poutine signe l'amendement de la Constitution qui lui permettra de briguer deux mandats supplémentaires. Avec l'intervention militaire dans la guerre en Syrie ces dernières années, il a renforcé sa présence sur la scène internationale.
Le succès de Vladimir Poutine et du parti Russie unie, lors des élections législatives de décembre 2003, a entraîné de nombreux débats sur le caractère démocratique ou autoritaire du régime politique russe. Lorsqu'ils cherchent à le définir, les observateurs recourent à des qualifications singulières qui illustrent leur perplexité : "démocratie dirigée", "autoritarisme bureaucratique", "militocratie libérale"... Tous s'accordent cependant à reconnaître la prééminence du pouvoir exécutif et, en premier lieu, du président de la Fédération de Russie dans le jeu politique russe. Depuis sa première élection, en 2000, Vladimir Poutine exploite cet avantage afin de monopoliser le pouvoir politique et de restaurer l'autorité de l'Etat.
Son attitude et le recouvrement
Comme présenté, nous l'aurons sûrement compris: Vladimir Poutine est Monsieur Monopole du pouvoir, tel est l'aspect qui nous intéresse dans sa gestion du pouvoir et le rapprochement au recouvrement.
Dans la relation débiteur-créancier existant entre les différentes parties prenantes liées à une convention, il doit y avoir un respect des obligations.
Le paiement du débiteur ne peut pas être dicté par ce dernier, ni le montant ou encore la date de son paiement. Le débiteur se soumet, il ne dicte pas le tempo car dicter le tempo revient à donner une image laxiste de celui à qui il doit, son créancier. Comment expliquer que celui à qui l'on doit se soumette aux exigences de celui qui lui doit?
Bon c'est vrai que l'humanisme nous oblige de considérer certains cas pris à part, tout comme le ferait Monsieur Vladimir Poutine mais, d'une manière générale, le procédé exige que le créancier dicte le cours du jeu et non le contraire car votre procédé a des échos auprès des autres qui vous doivent.
Vladimir Poutine a créé un aura imposant semant du respect sur la scène internationale, vous devez vous aussi créer un aura qui devrait semer du respect auprès de tous vos débiteurs.
Planifier des relances nécessite une méthodologie et des stratégies.
1. Agenda et notifications
Un bon danseur ne danse pas à temps et à contre temps, il respecte ses pas de danse en restant dans le tempo. Comme lui, le créancier ne relance pas un débiteur n'importe quand et n'importe comment. Il est donc important de répertorier des dates de relances au préalable.
Si votre débiteur vous doit chaque mois, il est logique en cas d' impatiemment, de le contacter par exemple à la fin du mois encours ou, le temps pour lui de toucher à son salaire, de le relancer en début du mois suivant.
Après chaque entretien, noter la date vous donnée par votre débiteur dans un agenda en papier ou électronique selon la préférence.
Pour celui qui aurait une préférence électronique car cela est plus pratique, activer les notifications de votre agenda à la date de la promesse faite, soit un ou deux jours avant pour que la personne dans l'hypothèse d'un oubli, ait le temps de se préparer afin de s'acquitter.
2.Identification des clients et classement croissant selon les passifs
Pour relancer vos débiteurs, il est important de les identifier et de les regrouper selon le passif que dispose chacun.
Un fois classés, vous pourrez commencer vos contacts par celui qui détient le plus grand passif pour terminer par celui qui en détient le plus petit.
3. Outils de relance
Pour un premier entretien après un temps d' impaiement, il est souhaitable de vous entretenir par voie orale car le fait de vous entendre ajouterait une dose supplémentaire de pression à votre débiteur pour s'acquitter de ses obligations.
Une visite pour rappel ou un appel téléphonique sont préférentiels.
Après avoir reçu une promesse de paiement pour une date donnée, vous pourrez revenir à l'approche de ladite date en guise de rappel par un message ou une notification par mail, histoire de ne pas trop ajouter de pression à votre débiteur car pour lui, vous avez l'information sur la date qui vous a été donnée donc un autre appel de trop serait mal perçu, surtout avant la date de la promesse faite.
Instagram, Telegram, WhatsApp, Messenger ou un SMS, choisissez un canal en guise de rappel.
Après la rédaction d'un contrat, les différentes parties liées à ce dernier peuvent se retrouver dans une situation où un intérêt sur la modification d'une des clauses se présenterait.
Cet intérêt reposerait sur une renégociation partielle du contrat. Il n'y a pas lieu de mettre fin au contrat initial si les parties s'accordent pour n'en modifier qu'une partie.
Document complémentaire à un contrat, un avenant est donc un acte par lequel on modifie un acte en cours en rectifiant, supprimant, ou ajoutant certaines dispositions.
Ce terme est utilisé généralement en droit des contrats, principalement concernant des contrats de longue durée dont l'exécution s'étale dans le temps.
Un avenant est un acte juridique qui se traduit par la rédaction d'une clause ou d'une convention additionnelle permettant d'apporter une ou plusieurs modifications à un contrat conclu au préalable et toujours en cours.
Pratique juridique, de nos jours le recours à l'avenant est assez répandue, en particulier dans les domaines du droit immobilier (un avenant au contrat de bail locatif, par exemple), du droit des assurances ou du droit du travail. En matière de succession les additions faites postérieurement à la rédaction d'un testament en vue d'en modifier le contenu, la portée ou la validité portent le nom de "codicille".
Pour être valide et ne pas être sujet à l'ambiguïté des interprétations possibles, un avenant doit généralement préciser les points sur lesquels la convention initiale est modifiée (personnes ou lieux concernés, prix, durée, objectif) et rappeler à l'inverse ceux sur lesquels le contrat reste inchangé. Les deux documents doivent en effet rester cohérents l'un envers l'autre. Un avenant peut être soumis à condition, selon une circonstance particulière. L'intérêt de l'avenant est d'éviter une renégociation totale du contrat lorsqu'il n'y a qu'un point à modifier.
Forme de l'avenant
L'avenant prend la forme d'un acte juridique séparé.
Retenons qu'aucune forme n'est imposée pour la validité de l'avenant. Cependant, pour des raisons de preuve, il est utile que l'avenant soit établi par écrit.
Il contient en général :
-l'identité des parties ;
-un préambule rappelant le contrat initial, ses éventuels avenants successifs, et les raisons de la conclusion d'un avenant ;
-l'exposé des points de l'accord initial qui sont modifiés ;
-les stipulations modifiant le contrat initial ;
-le rappel des stipulations du contrat initial qui ne sont pas modifiées par les stipulations de l'avenant.
Le contrat est un engagement ou une convention créant des obligations entre deux ou plusieurs personnes. Il existe plusieurs types de contrat : contrat de travail, contrat de location, contrat de vente ou encore contrat de mariage.
On distingue le contrat privé (conclu entre au moins deux personnes privées) et le contrat administratif (conclu par l’administration, tel que les marchés publics).
Quelles sont les origines et l’évolution de la notion de contrat ?
La notion de contrat vient de la philosophie des Lumières et de la théorie de l’autonomie de la volonté : l’accord entre deux ou plusieurs personnes suffit pour produire des obligations. Cette théorie est fondée sur la liberté contractuelle : les parties sont libres de contracter ou de ne pas contracter. Néanmoins, si elles décident de contracter, elles doivent respecter leurs engagements. C’est la force obligatoire du contrat.
Le terme contrahere qui signifie "l’action qui engage" apparaît au Ier siècle avant JC.
Les éléments constitutifs d'un contrat
1. La forme;
2. La capacité et le consentement ;
3. L'objet et la cause du contrat ;
4. Le lieu du contrat ;
5. L’annulation ou la nullité d’un contrat.
Lorsqu’il s’agit de la composition d’un contrat, il est très important de bien saisir les modalités et exigences du droit de l'état où est rédigé le contrat.
On peut donc dire que par extension, un contrat peut être un accord amiable entre deux ou plusieurs personnes. Il peut être oral, tacite, gestuel, secret.
En droit, un contrat est une convention juridique établie entre deux ou plusieurs personnes et qui a pour effet de produire une obligation légale entre elles.
Un contrat privé est un contrat entre personnes privées, tandis que le contrat administratif est conclu par l'administration (exemple : les marchés publics).
Les conditions de validité du contrat sont :
- le consentement des parties,
- la capacité de contracter,
- le contenu licite et certain.
Parlant politique, un contrat de législature est un accord de gouvernement passé entre plusieurs formations politiques pour la durée d'une législature.
Par métonymie, un contrat est l'acte écrit authentique qui précise cet accord et qui est destiné à en faire la preuve.
La tâche du recouvrement ne consiste pas que dans les relances clients.
Pour qu'un recouvrement soit bien fait, il est primordial de savoir classifier ses clients en deux catégories : les bons payeurs et les mauvais.
Après une identification ou une classification, vous saurez qui relancer et qui ne pas relancer ainsi que quand le faire et comment le faire.
Comment reconnaître le bon payeur:
1°) La solvabilité : le bon payeur c'est celui qui est solvable, qui n'a aucun problème de s'acquitter de son engagement.
Avoir suffisamment d'argent vous donne une capacité de solvabilité, mais ne fait pas de vous un solvable tant que vous n'êtes pas animé de la bonne foi.
Notons que quelqu'un peut être de bonne foi sans pour autant avoir une capacité de solvabilité;
2°) Le respect du délai : le bon payeur sait honorer son engagement avec le respect de la date de paiement.
D'ailleurs pour ce genre de client, même si vous ne relancez pas, vous savez qu'il honorera son engagement en respectant le calendrier de paiement.
Il peut lui arriver de ne pas s'acquitter de son engagement, cela peut-être par oubli ou par manque de moyen, l'idéal au moment d'un contact ne serait pas d'aller vite dans le vif du sujet.
Un client comme ça, vous pouvez l'appeler pour passer une salutation ou par simple courtoisie, et le concerné lui-même se rappellera de son devoir et sans lui demander quoi que ce soit, il vous dira pourquoi il n'a pas pu s'acquitter comme d'habitude et vous fera de lui-même une promesse.
3°) La notion du paiement anticipatif: un client qui vous paie anticipativement, celui-là est automatiquement un bon payeur.
C'est le genre de personne qui n'aime pas avoir à faire à des gens car pour lui, cela paraît comme une corde au cou dont il faudrait s'en débarrasser.
Comment reconnaître le mauvais payeur :
1°) L'insolvabilité : le mauvais payeur est celui qui est insolvable, qui ne sait s'acquitter de ses obligations.
Il peut avoir une capacité de solvabilité mais est animé de mauvaise foi;
2°) Le non respect de délai : le mauvais payeur n'a aucune notion du respect du délai de paiement. Il vous paie quand il veut, comme bon lui semble.
A noter ici que le fait de ne pas payer anticipativement ses paiements ne fait nullement de vous un mauvais payeur, pour autant que vous vous acquittiez de vos obligations dans le respect du délai.
Concernant les délais de règlement, nous prendrons la genèse, l'origine ou encore les procédures de départ qui auront donné naissance à un compromis.
1. La prospection : contrairement à ce que certains pensent, un recouvrement commence dès la prospection.
Plus il y a la qualité dans cette partie, plus le portefeuille sera en bonne santé, ce qui veut dire qu'il y aura une forte probabilité que le recouvrement souffre moins des impayés d'où, le principe KYC (Know Your Customer), connaître son client dont le contraire serait une pierre dans la roue de votre recouvrement.
2. La souscription : après avoir présenté le produit ou le service, le client se décide de s'engager.
3. Le contrat : est cet outil qui lie les différentes parties, dont le client utilisera pour sa souscription aux différents produits ou services.
4. L'échéance : une fois engagé, le débiteur a une période qui lui sera donnée pour s'acquitter de son engagement auprès de son créancier.
Cela peut être en terme de jour, de semaine, de mois ou encore d'année.
5. Les modalités de paiement : les conditions, les modes d'exécution.
6. Les mensualités : le montant dû à son débiteur le mois.
7. Un acompte : une avance sur un paiement, un paiement partiel.
8. Un complément : un paiement partiel complétant l'acompte.
9. Solvabilité: caractère d'une personne solvable, régulier dans ses paiements, avec une capacité de paiement animée d'une bonne foi.
10. Insolvabilité: caractère d'une personne insolvable, qui ne sait s'acquitter de ses engagements.
11. Relances téléphoniques : des relances faits au débiteurs à titre de rappel concernant son engagement.
12. Mise en demeure : forme d'avertissement lancé au débiteur, lequel se trouve dans une situation de pénalité.
13. Pénalités : intérêts moratoires que le débiteur doit à son créancier conformément aux clauses dans leur contrat.
14. L'exécution forcée : conformément à la force obligatoire du contrat, le créancier peut en cas d'inexécution avérée du débiteur, mettre en vigueur ce type d'exécution, visant à contraindre directement ou indirectement le débiteur à fournir la prestation promise.
15. Résiliation : la fin d'un partenariat, tout en se référant aux différentes clauses y relatives.
16. Apurement : solder sa créance, ne plus avoir de dû auprès de son créancier.
II. DES DIFFÉRENTS MODE DE PAIEMENT :
Concernant les différents mode de paiement qui peuvent varier d'un créancier à un autre, retenons quelques notions.
1. L'ordre de paiement ou billet à ordre: ordre de paiement d'un compte à un autre, donné par le débiteur et exécuté par sa banque.
Le débiteur, de son compte, peut donner un ordre à sa banque d'effectuer des virements en établissement des OP (ordre de paiement) permanents pour permettre au compte de son créancier d'être crédité à une date bien déterminée.
On doit voir sur celui-ci la mention "ordre de paiement" ou "billet à ordre".
2. Paiement via caisse : paiement en passant par la caisse de son créancier.
3. recouvrement domiciliaire : recouvrement fait au domicile du débiteur.
Cela peut arriver qu'un débiteur suite à un problème de santé par exemple, face appel à vous pour un recouvrement dans son domicile.
4. Le chèque : certains pensent que c'est le moyen le moins sûr car un débiteur cherchant à gagner du temps peut user de ce mode de paiement, avec des excuses comme quoi le chèque a été envoyé au mauvais destinataire ou encore n'a pas été signé.
5. Les cartes bancaires : un débiteur peut utiliser sa carte pour payer son créancier via un TPE.
6. Les prélèvements bancaires : Vous déclenchez vous-même le paiement de vos factures en prélevant directement sur le compte de vos clients.
Ce type de paiement est avantageux car il réduit sensiblement le risque des impayés et des retards.
Cependant, il faut se rassurer que le solde du débiteur soit suffisant pour couvrir ses obligations.
7. La lettre de change: Émise par vos soins, la lettre de change donne l’ordre à votre client de vous régler. Après avoir reçu son accord, le compte de votre client est automatiquement débité à la date de l’échéance.
Le créancier peut aussi mettre cette lettre en banque sans avoir besoin d'acceptation.Dans ce cas, le client est libre par la suite d’accepter ou de refuser le prélèvement.
Pour être valide votre lettre de change doit remplir certaines contraintes. L’appellation “lettre de change”, de même que la date de l’échéance et le lieu de paiement doivent y figurer.
8. Mobile money : les paiements via Mobile Money sont aussi un autre moyen.
Le créancier devra disposer d'un compte pour recevoir de son débiteur des paiements.
N.B: Les moyens de paiement peuvent varier selon l'avancée technologique d'un pays à un autre.
Un calendrier de paiement vous aide à ne pas contacter n'importe comment et n'importe quand vos débiteurs.
La précision dans la date de recouvrement vous aide à tirer profit de vos relances.
Que faire pour tirer profit de ses relances :
- Vous pouvez lors de votre précédent entretien avec votre débiteur, convenir avec lui sur la date de son prochain paiement: dans ce cas, vous l'appelerez à quelques jours de cette date à titre de rappel et non après ladite date au risque d'oublier et que le concerné ne puisse plus disposer de la somme dûe;
- Vous pouvez observer et analyser ses dates de paiement, vous ressortirez dans ce cas la fourchette de la période de ses paiements. Par exemple, si c'est entre le 20 et le 25 qu'il a l'habitude de s'acquitter, vous l'observerez pendant cette période (ssi il est régulier dans ses paiements). Ici, l'idée d'une relance peut s'avérer être nulle;
- Vous pouvez déjà au départ, convenir à une date de paiement régulier avec votre débiteur.
Si la convention signée entre différentes parties lui donne le droit d'un paiement le 05 de chaque mois par exemple, il devra lui-même par rapport à ses revenus, identifier la date où il se sentira en mesure de s'acquitter de ses obligations et convenir ensemble.
Il n'y a généralement pas de mal à décaler ou à avancer un paiement car le plus important et de rester dans la régularité des paiements et dans la certitude d'un recouvrement qui ne passera pas à côté.
Afin d'obtenir le paiement d'un débiteur, il est nécessaire de respecter une procédure de recouvrement des impayés.
Il est toujours conseillé de respecter plusieurs étapes de recouvrement amiable, pour régler les impayés ainsi que pour le maintien de ses relations commerciales.
Dans la mesure où un règlement n'arrive à aboutir à l'amiable, on peut alors faire recours à plusieurs voies de recouvrement judiciaire pour demander au juge d’ordonner au débiteur de régler ses impayés.
Il existe trois procédures différentes de recouvrement judiciaire :
- l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation en paiement.
Retenons que dans la plupart de ces procédures, il est essentiel d’avoir préalablement réalisé une mise en demeure de payer. Vous lancer ici un dernier avertissement tout en informant à votre débiteur qu'en cas d'un non paiement, vous tenterez un recouvrement judiciaire.
La mise en demeure et de préférence écrite, devrait constituer pour vous une preuve.
1.L'injonction de payer
Après les différentes phases évoquées, le créancier sera appelé à rédiger une requête en injonction de payer avec certaines mentions obligatoires et y joindre des pièces justificatives qui attesteraient l’existence de l’impayé (facture, contrat, preuve de la mise en demeure de payer, etc.).
Pour rendre une injonction de payer ou non, le juge se basera sur les éléments fournis par le créancier. Le débiteur se réserve également le droit de contester une injonction et dans une situation où une solution via le présent moyen ne saurait aboutir, les deux parties pourront tenter un autre moyen de recouvrement judiciaire: l’assignation en paiement.
2.L’assignation en paiement
Cette procédure est moins suggérée si le créancier a besoin d’obtenir un règlement rapide, ce qui est souvent le cas pour les petites entreprises car dite de classique, c'est un véritable procès qui demande la réalisation d’une assignation au fond.
Un problème ? elle est donc plus longue, plus coûteuse et plus complexe.
Elle peut résulter de l’échec d’une procédure d’injonction de payer ou d’un référé-provision. Une fois que le créancier constate qu'il y a des grandes chances que son débiteur puisse contester les accusations à son égard, il peut faire appel à cette procédure.
Dans ces cas, il faudrait que le montant en retard de paiement soit :
- Certaine : On ne pourrait contester de son existence;
- Liquide : le montant devrait être évalué ;
- Exigible : la date de paiement devrait être effectivement passée.
Une fois la procédure terminée, le tribunal peut condamner votre débiteur à régler ses impayés. Cette condamnation peut éventuellement être accompagnée d’intérêts moratoires, c’est-à-dire de retard.
Si le débiteur refuse toujours de payer, on peut utiliser un huissier pour réaliser des saisies sur le patrimoine du débiteur.
3.Le référé-provision
Elle permet de réclamer le paiement d'une manière rapide et à bas coût d’une créance.
Elle est stricte : la créance ne doit “pas être sérieusement contestable”. Le créancier est appelé à présenter ici des éléments suffisants qui ne sauraient souffrir d'aucun refus de la part de son débiteur et que le délais de paiement serait réellement consommé.
Il faudrait garder une meilleure relation commerciale avec son débiteur de ce fait, le respect des différentes étapes de recouvrement est essentiel.
Délais pour intenter une procédure de recouvrement judiciaire
Pour l’ensemble des procédures judiciaires présentées, il est important d'adresser sa demande au juge avant la fin des délais de prescription.
On appelle délais de prescription d’une procédure de recouvrement judiciaire, les délais au-delà desquels une dette ne peut plus être réclamée en justice.
De ce fait, même s'il s'avérerait être vrai que votre débiteur dispose d'une créance certaine avec tous les éléments démontrant qu'il vous est redevable, une fois que votre demande est introduite en retard par rapport aux délais de prescription, elle ne saura être traitée.
Tout comme une entreprise cherche à construire une relation client durable, elle est appelée aussi à maintenir cette relation.
Les phases du maintien d'une relation devraient être les mêmes que celles de la construction de la même relation.
Toute entreprise a pour souhait de développer sa clientèle. Encore que, pour développer une clientèle, il faut commencer par conserver celle que l’on possède déjà, il faut la fidéliser.
- L’attirance: comme dans toute bonne relation, il faut savoir attirer son client car cela est la première des choses dans une relation durable.
- La compatibilité: dans la vie, tout est affaire de compatibilité. Tout comme dans une relation compatible il est question de développer les mêmes désirs, les mêmes valeurs, les mêmes émotions, les grandes entreprises véhiculent les messages que partagent leurs clients.
- En cas de désaccord: être en désaccord ne veut absolument pas dire devenir ennemis ni développer une certaine haine.
Vous pouvez être en désaccord aujourd'hui mais vous réunir à nouveau demain pour un autre projet ou un autre service.
- Faire des compromis: faire des concessions entre différentes parties pour des solutions communes à exécuter conjointement.
- Une compréhension profonde: savoir comprendre que veut l'autre pour que la satisfaction soit présente départ et d'autres.
- La pro-activité: savoir répondre aux désirs de sa clientèle à temps car certains désirs ou motivations disparaissent avec le temps et même si un besoin est là.
- La communication: une bonne communication est toujours capitale.
Certains clients regrettent après un service pour n'avoir pas été bien informés, une pratique a éviter.
- L’honnêteté: c'est une valeur qui montre votre grandeur et votre professionnalisme, cela montre que vous ne mettez pas en premier votre intérêt mais que vous pensez également à l'intérêt de votre clientèle.
- La symbiose: la collaboration avec votre clientèle doit être du gagnant-gagnant, chacun doit trouver son intérêt et la raison de continuer à coopérer.
Il est donc important de savoir maintenir la relation client qui existe entre un créancier et son débiteur et qu'en cas de désaccord, le faire à l'amiable pour laisser la porte ouverte à une future coopération.
Nous savons tous la fameuse phrase "le client est roi".
Faudrait-il se poser cette question et y répondre ?
Cela ne serait sans doute pas important car à cette question il n'y aurait qu'une et une seule réponse.
Le client est roi car sans celui-ci, les produits ou services n'auraient pas leur raison d'exister, pour certains bien-sûr.
Les employés d'une société, la direction ainsi que tout le personnel existent pour répondre à un besoin existant de la population, de la clientèle en y apportant une solution d'où les services rendus ou les produits fournis.
Face à cette clientèle raison de notre gagne-pain, comment se comporter :
1 - Être toujours le premier à dire bonjour: en face de votre client, toujours être le premier à le saluer car cela le met à l'aise et l'aide à se sentir considéré et se faire une bonne image de vous
2 - Souriez beaucoup: le sourire vous permet d'enlever la voile qui pouvait faire office de barrière entre vous et votre client.
Un client peut se confier à vous en partageant avec vous sur certains points.
Cela aide à donner une idée de comment est votre esprit ainsi que votre personne.
3 - Appelez les gens par leur nom: cela est d'une grande importance et fait comprendre à votre client qu'il compte pour vous car rappelez-vous, nous connaissons beaucoup de monde et cela n'est pas évident de pouvoir retenir les noms de toutes les personnes que nous côtoyons.
4 - Regardez les gens dans les yeux: en face de votre client et pendant que vous discutez, toujours le regarder dans les yeux.
Regarder ailleurs et parler montre que vous n'accordez pas assez d'importance à la discussion donc à la personne, ce qui risque de léser votre interlocuteur.
5 - Être des auditeurs de calibre international : cela voudrait dire simplement ne pas parler ou poser des questions sur n'importe quoi.
Un client en face de vous peut avoir un problème et de par votre façon de lui parler, vous pouvez lui apporter des solutions à ses soucis, à ses questions.
6 - Faites des compliments sincères: par exemple, à un client qui apure sa créance, vous pouvez féliciter ce dernier d'avoir pu s'acquitter de son engagement tout en lui signifiant que cela n'était pas facile (et même si en réalité ça l'était pour lui), histoire de mettre dans son esprit l'idée selon laquelle vous étiez conscient que ses efforts n'étaient pas à négliger.
7 - Traitez les autres royalement: n'oubliez pas, le client est roi, cela dit tout !
1. S'assurer qu'il s'agit bien d'une créance :
Une créance est une somme d'argent qu'une personne appelée débiteur doit à une société ou personne, appelées créancier.
Lors d'un recouvrement, il est capital de savoir si la somme à recouvrer est donc exigible et, dans le cas contraire, ne pas tenter une action de recouvrement.
L'exigibilité de la créance est ici donc un élément primordial.
2. Vérifier le délai de prescription :
Après la certitude de l'exigibilité de la créance, il faut vérifier le délai de prescription de la créance.
Celui-ci est un délai à partir duquel on est appelé à exiger son remboursement ou à laisser tomber la créance que lui doit son débiteur.
Le délai de prescription dépend selon les lois établies d'un pays à un autre.
Après par exemple 2 ans sous d'autres cieux, une créance n'est plus exigibles et sous d'autres, cela peut aller à 3 ou 5 ans.
3. Les procédures amiables:
Une fois rassurer que votre créance existe réellement et qu'il est exigible, contacter son débiteur pour avoir une idée sur la date de son paiement.
Vous pouvez planifier vos relances selon l'importance que vous accordez à vos créances, c'est à dire du plus grand au plus petit.
Vous êtes appelé à négocier afin de trouver un terrain d'entente amiablement.
Après discussion, vous pouvez mettre en place un calendrier de paiement dans la mesure où la personne ne serait pas capable de s'acquitter de tout son engagement.
Régler amiablement une situation des impayés est la meilleure voie car la relation client n'est pas à négliger d'où la nécessité de toujours entretenir cette relation.
4. La mise en demeure:
Après avoir tout essayé sans succès, vous pouvez dans ce cas avant un recours en justice, notifier une mise en demeure, autrement dit une interpellation en rappelant à votre débiteur là où il a failli.
Avant cela, rassurez-vous que votre créance est exigible, certaine et liquide.
5. Dernier recours, l’action en justice:
Après avoir passé toutes les étapes précédentes et cela sans avoir de suite favorable, il faudrait intenter une action en justice contre votre débiteur.
Mais souvenez-vous, toujours tenir compte du délai de prescription avant ce recours.
Les situations difficiles ne sont pas nouveau, cela fait partie de notre vie.
Cependant, que cela en fasse partie ne voudrait nécessairement pas dire que nous les approuvons, que nous les souhaitons.
En recouvrement, une situation difficile peut être détectée et résolue à l'amont, tout comme elle pourrait l'être en aval.
Mais, quant à moi, la meilleure façon de stopper celle-ci est de le faire en amont car le cas en aval débouche certaines fois en justice, ce qui n'est pas un recours souhaitable, l'amiable étant la prérogative.
Désamorcer les situations difficiles, les contestations et les refus, comment s'y prendre ?
1°)Tout d'abord, il est important d'avoir une idée sur son client (KYC: Know Your Customer).
Par exemple, il serait important de connaître ce que votre client entreprend comme travail, une idée sur sa rémunération et si pas de manière exacte, de manière approximative car cela vous aiderait à savoir avec qui vous comptez faire affaire et d'une autre manière, le degré de solvabilité de votre client.
Mais attention car comme je le dis toujours, avoir suffisamment d'argent ne fait pas de quelqu'un un solvable si celui-ci n'est pas animé de la bonne foi.
Un client peut aussi, malgré ses finances et sa bonne foi, ne pas répondre à temps à son engagement simplement parce qu'il a été lésé par quelque chose ou par une méthodologie adoptée à son égard.
Ayant l'impression de s'être fait marcher dessus et pour faire honneur à sa dignité ou à son égo, il peut se donner une décision de vous porter préjudice, quand bien même que cela ne jouera en la faveur d'aucune des parties d'où, l'importance de la connaissance du service client pour un chargé de recouvrement.
2°) L'élaboration d'une convention :
Il est important cependant, après le premier point et après approbation du client de souscrire à un bien, de passer à l'élaboration d'un contrat de vente dûment signé, lequel devrait être respecté par les différentes représentations.
Cependant, dans la rédaction de celui-ci, ne jamais oublier les clauses pénales.
Ces dernières constituent une arme toutefois importante car l'être humain de manière générale, n'aime pas payer un sou supplémentaire en dehors de ce qu'il est sensé donner.
Un client peut oublier toutes les clauses mais difficilement la clause pénale, cela pour éviter un cas de préjudice.
L'insertion d'une clause pénale n'est pas fonction de la relation du client qui est devant vous mais de tous les clients car n'oubliez pas, l'être humain est de nature imprévisible et ce n'est pas l'histoire qui nous en dira le contraire.
3°) Des relances méthodiques:
Les relances sont le cœur même d'un recouvrement de créances.
Malgré la signature d'une convention, une personne peut oublier un engagement, d'où la nécessité de rappeler afin de vous éviter l'accumulation des impayés et le désamorçage d'une situation qui aurait pû être évitée simplement par des relances.
Ces dernières, il faudrait de préférence les hiérarchiser en fonction des impayés de manière décroissante, du plus grand au plus petit.
Enfin de compte, dresser soigneusement un rapport de ses relances ainsi que des retours clients en gardant suffisamment des preuves pour faire face à une quelconque contestation future possible.
4°) La rédaction et la comptabilisation des factures :
La nature humaine nous ayant suffisamment enseignée, il est donc de prudence de toujours accompagner le paiement d'un client d'une facture mais aussi d'une comptabilisation de celle-ci afin d'éviter toute incohérence.
Un paiement accompagné d'un reçu est difficilement contestable, à moins que nous soyons dans une situation d'usage de faux.
A un client auprès de qui vous remettez une facture, même devant la justice il en faudra beaucoup plus pour celui-ci d'en contester l'authenticité.
5°) Archiver les pièces comptables :
Une fois les factures rédigées et comptabilisées, les archiver car le jour où pourrait surgir une contestation n'est jamais connu d'avance.
Donc, se donner toujours la peine de classer soigneusement ses pièces, de préférence de manière chronologique pour en faciliter la recherche en cas de quoi.
6°) Des avertissements :
Pour désamorcer un refus de paiement, vous pouvez employer des avertissements à vos clients pour qu'ils sachent ce qui leur attend.
Généralement, les personnes ne souhaitent pas avoir un problème avec la justice. Vos clients peuvent donc vous revenir avec d'autres propositions que vous pouvez ensemble analyser pour approbation ou pour une autre proposition.
Si cela ne marche pas, un recours à la justice pourrait être l'ultime moyen d'un désamorçage sur un refus de paiement ou d'obtempérer.
Vous l'aurez sûrement compris, le présent point est une solution en aval.
Avant d'en arriver là, il faudrait d'abord respecter les précédents points tels que classifiés pour désamorcer les différentes situations précitées.
1. L'ÉCHÉANCIER DE PAIEMENT
L'échéancier de paiement est un accord entre un créancier et un débiteur en défaut de paiement. Il autorise le client à régler son impayé en plusieurs échéances de paiement, selon un montant et aux dates entendues.
Son objectif est donc de traiter à l'amiable une situation de retards de paiement dûs aux difficultés de trésorerie du client.
Il lui permet d'étaler ses paiements dans le temps en fonction de ses possibilités de trésorerie et d'éviter une situation de contentieux qui serait préjudiciable aux deux parties.
Dans la mesure où cela se passe bien, il renforce significativement la relation commerciale car le client sera souvent reconnaissant envers son fournisseur de l'avoir accompagné durant les difficultés rencontrées.
2. LE RELEVÉ DE PAIEMENT
Un relevé de paiement est un état de lieux de la situation comptable d'un client.
Contrairement à un échéancier qui reprend les possibles paiements futurs, le relevé lui reprend les paiements passés effectués par le client à ce jour.
Dans un relevé de paiement, les paiements retrouvés ne sont toujours pas conformes aux modalités de paiement négociées entre les différentes parties, reprises dans l'échéancier.
Ici, il peut arriver que le client paie comme convenu c'est à dire en respectant les montants et les dates de paiement dans l'échéance.
Il se peut également que, pour une raison ou une autre, que le client effectue des paiements inférieurs ou supérieurs comparativement aux modalités négociées et ce dans le délai convenu ou bien hors du délai convenu.
Le relevé de paiement c'est donc un historique de différents paiements effectués par un client.
Il est donc exigé par un client quand celui-ci veut effectuer un rapprochement de ses paiements, en cas de doute sur la situation lui présentée ou encore pour une autre raison.
3. ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS
Tout comme l'échéancier, les éléments constitutifs d'un relevé de paiement d'une manière générale sont:
- Le nom du client ;
- Le nom du fournisseur ;
- L'entête reprenant les informations du fournisseur ;
- Les dates de paiements effectués ;
- Les paiements effectués;
- Le solde du compte à la date où le relevé est tiré ;
- Le numéro de compte.
A la différence d'un relevé de paiement, dans un échéancier nous avons "les dates de paiements à effectuer" et les "paiements à effectuer".
1°)Une solution efficace pour diminuer les délais de règlement
Le fait de mettre en place une procédure de recouvrement clients fait partie des solutions les plus efficaces pour diminuer les délais de paiement.
Cela permettra à l'entreprise de suivre à la loupe l’état des paiements de ses clients et favorisera un encaissement rapide de la part des débiteurs.
Cette solution minimisera donc le risque d'oubli, de manque à gagner et permettra à l'entreprise de mieux se porter.
2°) Un gain de temps considérable
En mettant en place une procédure de recouvrement structurée, chacun saura quand exactement agir et comment agir.
Quand une ligne à suivre est tracée, cela permet aux équipes de gagner en temps et de consacrer l'autre partie du temps à d'autres tâches également importantes afin de maximiser le résultat global de la société.
3°) La réduction du risque d’impayés
En amont, le client est informé sur son échéancier, une façon de lui préparer au respect de celui, ce qui minimiserait la possibilité d'être relancé pour un règlement de compte.
D'un point de vue comptable, une procédure structurée permettra également en cas de décalage de paiement du client conformément à son échéancier, de bénéficier par exemple d'un délai supplémentaire afin de régler ses litiges.
En cas de désaccord, la révision de certaines clauses pourraient être mise à table pour discussion.
Au moment de relance structurée et personnalisée, le débiteur aura une bonne impression, celle d'être en face d'un professionnel, ce qui joue sur la bonne image de la société. L’entreprise s’adresse au débiteur en fonction de son profil payeur : les chances de recouvrer la créance sont d’autant plus élevées.
4°) La personnalisation des scénarios pour préserver de bonnes relations clients
Comme dit précédemment, mettre en place une procédure de recouvrement clients améliore votre image de marque !
En rappelant au client l'échéance de son paiement, au delà du respect du délai de paiement que celui-ci est sensé faire preuve, il appréciera votre sens de travail.
La communication avec votre client pour lui rappeler sur son engagement montre que vous faites preuve de professionnalisme.
En mettant en place une procédure de recouvrement, cela vous permettra d’instaurer une communication régulière et de qualité. Les clients se retrouveront dans un cercle vertueux et s’habitueront à vous payer rapidement.
Le fait donc d'améliorer votre image de marque vous permet de gagner en relationnel client ce qui est donc un bon moyen de maintenir vos partenariats commerciaux, augmentation du chiffre d'affaires à la clé !
5°) L’assurante sérénité de l'employeur
En mettant en place une procédure de recouvrement structurée, cela permet à l'employeur de jouir d'une certaine sérénité sur le déroulement du recouvrement avec à la clé une minimisation d'erreur et une maximisation des réalisations.
Il peut s'avouer plus calme d'autant plus que les différentes démarches avant la phase contentieuse seront respectées, d'où le risque d'être moins exposé devant la justice au moment de faire face à un recouvrement judiciaire.
Pour profiter des meilleurs bénéfices d’une procédure de recouvrement clients, il faut donc la concevoir et bien la mettre en œuvre.
Idéalement, le bon moment pour une relance c'est quand votre débiteur a de l'argent.
Cependant, il n'est pas évident de savoir cela car ça ne se lit pas et ne se dit pas, à moins que lui-même ne vous contacte et vous fasse part de cela.
Quels sont donc les moments propices de relance :
On sous-entend pendant cette période que le salaire de son client est passé en fin du mois précédent.
Généralement, la plupart des gens sont payés à la fin du mois, mais pas tous.
Il y a des ceux-là qui sont payés chaque semaine, d'autres chaque jour.
La période de paiement est donc généralement lié au type de contrat qui vous lie avec votre employeur ou à l'entente que vous avez eue.
En prenant le cas général du salarié qui est payé à la fin du mois dans la plupart des cas, la première semaine du mois est le bon moment pour relancer son débiteur, précisément la première partie de cette semaine.
On sous-entend ici que le débiteur n'a pas encore tout dépensé et qu'il peut lui rester quelque chose en mains malgré les nombreuses charges qui peuvent peser sur lui, afin d'honorer son engagement.
C'est la semaine idéale car après, cela devient très compliqué.
Vous constaterez généralement que pendant cette période, les finances de la société se comportent mieux comparées aux autres jours du mois.
C'est déjà un indicateur non négligeable.
2°) La dernière semaine du mois:
La dernière semaine du mois généralement est une semaine préventive.
On relance son débiteur pour le prévenir afin de le préparer à mettre de côté son épargne de créance.
Comme la première semaine, cette semaine peut aussi servir de recouvrement de créance si un client au moment d'être relancé a déjà été payé de son salaire.
Dans le cas contraire, il prendra bonne note pour s'acquitter de son engagement la première semaine du mois suivant après avoir été payé.
3°) La relance conformément aux dates de promesse:
La relance est aussi faite par rapport aux dates données comme promesse par un débiteur.
Dans un agenda électronique de préférence avec une notification, le chargé de recouvrement notera la date donnée pour une promesse de paiement.
Un jour ou deux avant cette date, il procédera à un rappel afin de préparer son client.
Il est toujours souhaitable de relancer avec une certaine courtoisie son débiteur avant la date donnée tout comme lors de chaque relance car cela permet à celui-ci de se préparer au mieux ou encore d'être rappelé d'un engagement qui aurait échappé à sa connaissance.
La notion de la courtoisie est de rigueur car certaines personnes n'aiment pas être relancées avant la date de la promesse de paiement.
Si vous l'appelez bien avant, il est possible qu'il s'énerve et vous rappelle que la date convenue n'est pas encore dépassée.
Sur ce, il faut un peu de tact pour ne pas laisser mauvaise impression et pour que la conversation se passe bien.
Certes il a été mis plus d'accent sur la première et à la dernière semaine du mois mais cela ne veut en aucun cas dire que les autres semaines ne devraient servir de relance.
C'est juste une question de tact afin de maximiser son recouvrement.
Comme dans la plupart du temps, il est important de garder des traces de nos actions.
En comptabilité tout comme en finance, de manière générale, la notion de la traçabilité est d'une importance capitale.
Cela aide l'organisation ou même son agent dans diverses situations très délicates et combien même préjudiciables.
1.QUAND RECOURIR A L'ARCHIVAGE
a. En cas d'erreur de comptabilité : en tant qu'être humain, il nous arrive de faire une mauvaise comptabilisation des chiffres et n'étant pas à l'abri des erreurs, les pièces archivées peuvent nous aider, une fois que nous nous rendons compte de notre erreur, à corriger une écriture male exécutée.
b. En cas de contestation : après avoir donné une situation de solde à un client, il est possible que la situation présentée à ce dernier ne corresponde pas avec celle à sa disposition.
Une fois contrevérifiée grâce aux pièces archivées à votre disposition, il est donc certain qu'une lumière sera dégagée et une régularisation si nécessaire sera effectuée.
c. En cas de contentieux : certaines fois, même si cela n'est pas la meilleure façon de résoudre un litige car la solution à l'amiable étant toujours de préférence, il est possible que des parties engagées dans un contrat se retrouvent devant la justice.
Soit à cause d'un client de mauvaise foi, contestant les faits ou encore soit face à un prestataire de service mal intentionné, les preuves matérielles détenues et présentées devant la justice sauront tranchées en faveur de la bonne personne.
2.QUELS TYPES D'ARCHIVES
Il existe plusieurs types d'archives : textuelles, iconographiques, cartographiques, architecturales et techniques, les images animées, les archives sonores, les archives audiovisuelles et les archives numériques.
Parlant finance, nous prendrons ici quelques types seulement :
a. les archives textuelles : le principal type d'archive où sont stockées la plupart des informations importantes de la comptabilité et autres informations capitales. En cas de désaccord, c'est ce type de support qui sert généralement de recherche afin de trouver le document à présenter devant les instances judiciaires.
b. les archives sonores : à l'exemple des conversations WhatsApp, ce mode est très important car il peut vous aider à sauvegarder des informations authentiques.
c. les archives audiovisuelles : comme les archives sonores, elles sont importantes dans bien de cas, il suffit seulement de bien le stocker et d'avoir l'espace de stockage nécessaire.
d. les archives numériques : très importantes car vous allègent dans le poids et dans l'économie d'espace devant être réservé à l'archive dans votre bureau, pour celui qui par exemple se déciderait de se passer de l'archivage textuelle afin d'économiser l'espace nécessaire.
A l'allure où vont les choses, il est possible que dans un avenir proche, que l'archivage demeure numérisé et que dans la plupart des institutions, qu'on ne parle plus d'archives textuelles avec des armoires et classeurs servant comme outils de stockage.
L'archivage est donc un élément d'une grande nécessité pour une institution mais également pour tout être humain.
Il peut y arriver qu'on se lance dans une procédure de recouvrement sans contrat écrit avec son débiteur.
Dans un tel cas, quels sont les recours pour solliciter le paiement de votre créance?
L' idéal étant d'être muni d'un contrat écrit, lorsque vous ne disposez pas de celui-ci ou d’éléments de preuve suffisamment probants pour établir l’existence de votre créance (devis contresigné, acte d'engagement ou reconnaissance de dette), les procédures d’injonction de payer et de référé provision risquent, selon toute vraisemblance, de ne pas aboutir.
Dans un tel cas, il vous est alors recommandé de suivre les étapes suivantes :
a) Mettre en demeure votre débiteur afin qu'il s'acquitte de la somme qu'il vous doit ainsi que des intérêts moratoires ;
b) Dans la mesure où la mise en demeure était un échec, engager une procédure au fond avec l'assurance que votre dossier soit suffisamment solide.
1°) La mise en demeure :
Ici, vous demandez à votre débiteur de s'acquitter de ses obligations en vous remettant dans vos droits, tout en précisant qu’en cas de refus de sa part, vous envisagez d’initier une action en justice.
Hormis le fait de revêtir un caractère contraignant, la mise en demeure est un préalable à toute action judiciaire au fond et permet de commencer à faire courir les intérêts de retard selon un délai bien précis qui peut varier selon les lois des différents pays en matière de recouvrement de créance.
Elle peut être adressée à votre débiteur par courrier recommandé avec accusé de réception ou par voie d’huissier étant donné que le recours à un huissier renforce l’impact psychologique de votre mise en demeure sur votre débiteur mais donne lieu au paiement de frais supplémentaires.
2°) Engager une procédure au fond si votre dossier est suffisament solide:
Dans la mesure où la mise en demeure n'aboutit pas à un résultat positif, vous pouvez initier
une action en justice tout en examinant minutieusement le dossier de votre débiteur, se rassurant qu'il faudrait réellement recourir à la justice.
Vu qu'il est question d'un contrat oral, il faudrait réunir ici tous les éléments possibles prouvant l'existence d'une créance, entre autres les messages, les captures de conversations, les mails, les textos, etc.
Une fois ces éléments réunis, vous devez être en mesure de déterminer s'ils peuvent aider le juge à constater que :
* il existe un accord oral entre vous et votre débiteur portant sur l’objet du contrat et que le prix est également identifié ;
* votre débiteur n’a pas remis en question la bonne exécution par vos soins de vos obligations contractuelles ;
* vous avez sollicité l’exécution par votre débiteur de son obligation de paiement par la voie d’une mise en demeure à laquelle ce dernier n’a pas fait suite.
Si ces points ressortent de l'analyse de votre dossier, vous pouvez alors engager une procédure au fond.
Il nous arrive de faire face à des clients qui cherchent à s'imposer sur nous à tort. Face à un client qui te doit, il est important de savoir s'affirmer et non se laisser traîner.
Comment s'affirmer face à son débiteur ou encore, comment être assertif ?
1°) Faire valoir ses droits :
Quand un client contracte des dettes pour un bien ou un service, il est important que celui-ci discerne qu'il est dans l'obligation de s'acquitter de son engagement et ce conformément aux clauses du contrat dûment signé.
Il est donc important sans être méchant, de le lui faire comprendre tout en lui rappelant que le contrat qu'il a signé est dans le but de faire valoir les droits.
2°) Savoir dire "NON":
Dans le déroulement du recouvrement précisément dans la phase de négociation, il est important de savoir dire "NON" à son débiteur. Une négociation n'est pas une imposition mais plutôt un compris.
Si le créancier pense que le débiteur qui se trouve dans une situation inconfortable ne fait pas une bonne proposition, laquelle situation rend également inconfortable le recouvrement et la société, il devrait savoir clairement dire non à son débiteur et voir quelle autre proposition tenter.
Donc, le créancier n'est pas obligé d'accepter toutes sortes de propositions de son débiteur, surtout si ces dernières sont de nature à causer préjudice à la société et s'égarent largement du contrat signé.
3°) Accepter les critiques :
L'être parfait existe-t-il ?
Une question à laquelle la majorité répondra certainement par un non.
Entant qu'humain et aussi vu la sensibilité que requiert le recouvrement, il faut savoir faire face aux critiques.
La gestion du recouvrement renvoie à la gestion des tempéraments, des attitudes et des habitudes.
Sur ce, lors des relances par exemple, vous pouvez remarquer une réaction plus ou moins déplacer de votre débiteur.
Cela n'aura peut-être rien à avoir avec vous directement car cela peut être la résultante d'une mauvaise nouvelle reçue de la part de votre débiteur avant d'être en contact avec vous ou soit encore suite à un dossier qui a mal tourné pour lui et dont vous serez la victime.
Il peut alors dans ce tempérament se mettre à vous critiquer à tort ou à raison mais tant qu'il n'y a pas d'insultes et mort d'homme, cela ne devrait vous affecter en aucun cas.
4°) Mettre en avant son travail:
Il est important de montrer à son débiteur qu'il a face à lui un professionnel, quelqu'un qui a un amour pour son travail.
Mettre en avant son travail permet à votre débiteur de respecter votre travail tout en valorisant ce que vous faites.
5°) Accepter les compliments :
Certaines personnes sont sensibles à faire des compliments, à vous sortir des belles paroles.
Dans une vie professionnelle, des telles paroles vous réconfortent et vous permettent de réaliser que votre travail ne passe pas inaperçu.
Est-ce une raison pour vous d'être laxiste face à votre débiteur ?
Effectivement non.
6°) Prendre sa juste place:
Dans votre relation avec votre client, toujours savoir rester dans votre zone, faire ce pourquoi vous êtes appelé à faire pas plus, pas moins.
7°) Gérer les reproches:
Comme avancé précédemment au troisième point, la gestion du recouvrement renvoie à la gestion des tempéraments, des attitudes et des habitudes.
Sur ce, vous devez être ouvert et prêt à des reproches, à les analyser et à les accepter s'il le faut car cela vous aidera dans l'amélioration de la qualité de service rendu.
8°) Oser demander :
Prendre le courage de toujours rappeler votre débiteur sur ses engagements tout en lui demandant quand et comment est-ce qu'il compte s'acquitter de cela.
Sans la bonne communication, une situation risque de perdurer, de s'empirer et de rester sans solution.
Donc, avoir toujours le courage malgré les sauts d'humeur des clients, de faire un rappel avec demande de savoir à quand le prochain paiement pour une régularisation de la situation contractuelle.
Le recouvrement n'est toujours pas semblable à une mer calme, il peut arriver qu'il y ait présence des forts courants, d'où la nécessité d'une négociation par moment.
Quand et comment négocier
Généralement, la négociation a lieu quand on se sent dans une position inconfortable, une position d'impuissance.
Parler d' inconfortabilité, à quoi cela renvoie-t-il?
Rappelons ici que cela peut s'agir du débiteur ou du créancier, selon le non-respect des clauses des parts et d'autres.
1.Un client dans une position inconfortable est un client qui compte tenu de certaines situations en sa défaveur (ex: manque d'emploi, nouvel emploi avec une rémunération moindre,etc.), ne se retrouve plus en mesure de s'acquitter de ses obligations envers son créancier.
2. Le client en inconfortabilité est celui qui, après avoir signé le contrat liant différentes parties, se rend à un moment donné compte du risque présent sur le non-respect de sa part de certaines clauses et propose une révision dans ce cas dudit contrat ou un avenant.
A noté qu'ici, le créancier peut ou ne pas refuser, il est lui-même en grande partie maître.
Cependant, il faudrait une analyse minutieuse pour une approbation ou non .
3. Lié par les clauses régissant un contrat, un client peut aussi négocier quand celui-ci réalise que son créancier ne respecte pas certaines clauses.
Dans ce cas, c'est le créancier qui est dans une position d'inconfortabilité.
Dans une telle situation, il y a à reconnaître et voir par la suite comment gérer le dossier d'une manière particulière, en y annexant un avenant.
Ici, le débiteur bénéficie là d'une position avantageuse.
Comme dit-on, les paroles s'envolent, les écrits restent.
Pour se mettre en sécurité, un acte d'engagement peut être signé.
Dans la mesure ou les clauses de celui-ci ne seront respectées, il est évident que les conséquences en seront tirées.
Mais une chose est sûre: pour une même raison ou pour une même circonstance, un client peut ou ne pas voir la négociation aboutir tel qu'il l'aurait souhaité.
Un client dans une situation encore plus inconfortable, peut voir sa négociation aboutir positivement, contrairement à un autre dans une position moins inconfortable que la sienne.
Cela peut par exemple être dû à l'attitude de la personne en face de vous, venue pour négocier, sa tonalité, son accent.
Le client peut se présenter aussi dans un timing où le créancier a accru dans sa gestion des impayés, un taux des dossiers similaires, ce qui ne lui donnerait presque plus de possibilité de répondre positivement à votre demande lors d'une négociation.
COVID-19 ET RECOUVREMENT DE CRÉANCES DANS L'ESPACE OHADA
Toutes les sociétés ne se font pas créancières. Il existe des sociétés qui vous donnent la double possibilité de s'octroyer des biens ou services par des paiements échelonnés ou par des souscriptions cash.Il en existent d'autres qui n'exercent pas dans la créance.
COMMENT REDIGER UNE LETTRE DE RECOUVREMENT
En parlant de la procédure de recouvrement à l'amiable, nous voyons toutes les démarches non judiciaires mises en place par une ...
CRÉANCE, UN ATOUT COMMERCIAL
Dans la stratégie commerciale, peu sont ceux-là qui autrefois utilisaient la créance comme un outil de prospection, un élément essentiel dans le processus de séduction de son prospect .
LA CLAUSE PÉNALE
Quid? La clause pénale est cette clause par laquelle une partie à un contrat s'engage à payer à son cocontractant une somme prévue selon la convention signée et ce de manière forfaitaire en cas d'inexécution de ses obligations.
LA MÉTHODE POUTINE ET LE RECOUVREMENT
Vladimir Poutine est depuis plus de vingt ans l'homme fort de Moscou : ancien directeur du FSB ex-KGB, il était déjà président de 1999 à 2008. Après avoir laissé un mandat à son ex-Premier ministre Dmitri Medvedev, il revient au pouvoir à la tête de la Russie en 2012, puis par la suite dès le premier tour en 2018, lors d'un scrutin en écrasant la concurrence. En mars 2020, Vladimir
PLANIFICATION DE RELANCES
Planifier des relances nécessite une méthodologie et des stratégies.
L'AVENANT
Après la rédaction d'un contrat, les différentes parties liées à ce dernier peuvent se retrouver dans une situation où un intérêt sur la modification d'une des clauses se présenterait.
LE CONTRAT
Le contrat est un engagement ou une convention créant des obligations entre deux ou plusieurs personnes. Il existe plusieurs types de contrat : contrat de travail, contrat de location, contrat de vente ou encore contrat de mariage.
DISTINGUER LES MAUVAIS PAYEURS DES BONS PAYEURS
La tâche du recouvrement ne consiste pas que dans les relances clients. Pour qu'un recouvrement soit bien fait, il est primordial de savoir classifier ses clients en deux catégories : les bons payeurs et les mauvais.
LA TERMINOLOGIE DES DÉLAIS DE RÈGLEMENT ET DES DIFFÉRENTS MODE DE PAIEMENT
Nous exploiterons dans le présent article quelques notions liées aux délais de règlement ainsi qu'aux différents modes de paiement.
L'ELABORATION D'UN CALENDRIER DE PAIEMENT
Un calendrier de paiement vous aide à ne pas contacter n'importe comment et n'importe quand vos débiteurs. La précision dans la date de recouvrement vous aide à tirer profit de vos relances. Que faire pour tirer profit de ses relances :
LES DIFFÉRENTES PROCÉDURES DE RECOUVREMENT JUDICIAIRE
Afin d'obtenir le paiement d'un débiteur, il est nécessaire de respecter une procédure de recouvrement des impayés. Il est toujours conseillé de respecter plusieurs étapes de recouvrement amiable, pour régler les impayés ainsi que pour le maintien de ses relations commerciales.
LE MAINTIEN DE LA RELATION CLIENT
Tout comme une entreprise cherche à construire une relation client durable, elle est appelée aussi à maintenir cette relation. Les phases du maintien d'une relation devraient être les mêmes que celles de la construction de la même relation.
LES BASES DE LA RELATION INTERPERSONNELLE AVEC SES CLIENTS
Nous savons tous la fameuse phrase ''le client est roi''. Faudrait-il se poser cette question et y répondre ?
5 ETAPES D'UNE PROCÉDURE DE RECOUVREMENT
Nous énumererons les étapes principales pour bonne procédure de recouvrement.
DÉSAMORCER LES SITUATIONS DIFFICILES, LES CONTESTATIONS ET LES REFUS
Les situations difficiles ne sont pas nouveau, cela fait partie de notre vie. Cependant, que cela en fasse partie ne voudrait nécessairement pas dire que nous les approuvons, que nous les souhaitons. En recouvrement, une situation difficile peut être détectée et résolue à l'amont, tout comme elle pourrait l'être en aval.
DISTINGUER L'ÉCHÉANCIER DU RELEVÉ DE PAIEMENT
Quelques fois, il arrive qu'on prête confusion entre un échéancier de paiement et un relevé de paiement. Comment distinguer l'un de l'autre ?
5 RAISONS DE METTRE EN PLACE UNE PROCÉDURE DE RECOUVREMENT
Quand une ligne à suivre est tracée, cela permet aux équipes de gagner en temps et de consacrer l'autre partie du temps à d'autres tâches également importantes afin de maximiser le résultat global de la société.
LE BON MOMENT POUR UNE RELANCE TÉLÉPHONIQUE
Idéalement, le bon moment pour une relance c'est quand votre débiteur a de l'argent. Cependant, il n'est pas évident de savoir cela car ça ne se lit pas et ne se dit pas, à moins que lui-même ne vous contacte et vous fasse part de cela.
L'ARCHIVAGE DES PIÈCES ET INFORMATIONS IMPORTANTES
Comme dans la plupart du temps, il est important de garder des traces de nos actions. En comptabilité tout comme en finance, de manière générale, la notion de la traçabilité est d'une importance capitale. Cela aide l'organisation ou même son agent dans diverses situations très délicates et combien même préjudiciables.
COMMENT PROCÉDER À UN RECOUVREMENT SANS DOCUMENTS CONTRACTUELS
Il peut y arriver qu'on se lance dans une procédure de recouvrement sans contrat écrit avec son débiteur. Dans un tel cas, quels sont les recours pour solliciter le paiement de votre créance?
L'ASSERTIVITE AU SERVICE DU RECOUVREMENT
Il nous arrive de faire face à des clients qui cherchent à s'imposer sur nous à tort. Face à un client qui te doit, il est important de savoir s'affirmer et non se laisser traîner.
LA NEGOCIATION EN RECOUVREMENT
Le recouvrement n'est toujours pas semblable à une mer calme, il peut arriver qu'il y ait présence des forts courants, d'où la nécessité d'une négociation par moment.
